COMO ESTRUTURAR UM PROCESSO?
Não é só criar um fluxograma, criar um procedimento e realmente esses fatores são importante nesse processo de estruturação, mas eles se conectam em questões importantíssimas e nós enquanto responsáveis pela construção da qualidade em todo os lugares, responsáveis por gerar valor, aproximando dos nossos objetivos, independente da sua posição profissional, se você é um empresário, técnico, ou se você é um analista ambiental, ou um técnico de segurança do trabalho… você precisa CONSTRUIR A QUALIDADE ONDE VOCÊ ESTA!
E como já falamos antes, QUALIDADE PRECISA SER SIMPLES!
Vamos quebrar paradigmas importantes…
PORQUE ESTRUTURAR MEU PROCESSO INFLUENCIA DIRETAMENTE EM TUDO QUE EU FAÇO?
Toda empresa é formada por recursos e processos. Recursos são os meios que a empresa possui para manter seus processos funcionando e Processo que vem do latim PROCEDERE, que significa método, sistema, maneira de agir, conjunto de medidas usada para atingir um objetivo, ou seja, se você não tem um processo definido você não vai atingir um OBJETIVO! É preciso entender porque você está fazendo…
Que processo não é fluxograma – É muito mais do que só isso!
Sem processo não há negócio, há heroísmo! – Qualquer empresa sem processo é um conjunto de pessoas fazendo milagres!
OS 5 PILARES DOS PROCESSOS:
1 – OBJETIVOS: Sem uma meta qualquer lugar está bom, é fundamental ter um propósito, portanto deve ser claro, detalhado e realmente mostrar um caminho. O PROCESSO NASCE AQUI! Onde você quer chegar? O que você quer alcançar? Qual resultado você quer obter? O que essa área precisa entregar.
Todo processo precisa ter bem claro o porque ele existe dentro de um negócio, se isso não estiver claro, tudo pode cair por terra, desconectado e sem sentido algum.
Definir um objetivo, significa dar um norte, dar uma razão, dar um sentido.
Por exemplo: É obvio que a área de vendas precisa vender, de maneira simplificada esse é o objetivo desse processo. Porem não é tão simples, Vender de que forma? Vender para quem? Vender o que? Vender quanto? Vender Quando? esse tipo de resposta deve ser simples e clara na definição do objetivo do processo.
Depois que estiver definido e entendido esse objetivo, vamos para o pilar número 2.
2 – RISCOS: Antes de qualquer coisa é preciso entender o que é RISCO. Segundo a ISO 31001, Risco é o EFEITO da INCERTEZA nos OBJETIVOS. Efeito da incerteza é o desvio em relação ao que se espera, seja ele um desvio positivo ou negativo.
Sendo assim, todo processo possui diversos riscos inerentes ao seu objetivo, consideramos o DESVIO POSITIVO como uma OPORTUNIDADE e o DESVIO NEGATIVO como uma AMEAÇA, sendo que as oportunidades me aproximam do meu objetivo e as ameaças me afastam. Simples assim.
Tendo esse entendimento, todo processo precisa ser estruturado, tendo como base o seu objetivo e acima disso, listando tudo o que pode te aproximar ou te afastar do seu objetivo. Quando eu faço isso, estou agindo preventivamente, ou seja, prevenindo que os riscos me afastem do meu objetivo e aproveitando que as oportunidades me aproximam. Assim nosso processo se torna sustentável e mais robusto.
Por exemplo, na área de vendas se eu não tiver a quantidade de leads suficientes para tornar oportunidades de negócios, eu não vou atingir o objetivo do meu processo de vendas, sendo assim, essa é uma ameaça que eu tenho que mitigar, minimizar ou transferir, só não posso aceitar.
O mais importante é entender que sem objetivo não há resultado, mas sem entender o que me afasta ou aproxima, isso jamais será alcançado.
Listando todas as ameaças e todas as oportunidades do meu processo, eu preciso ir para o pilar número 3.
3 – ATIVIDADES E INTERAÇÕES: É aqui que eu vou responder a todos os RISCOS do meu processo. O que eu preciso fazer no meu dia a dia para aproveitar as oportunidades e para mitigar ou eliminar as ameaças.
É através do meu dia a dia que eu devo fazer isso e não de ações paralelas que não me levam a lugar algum.
Diante disso, os meus procedimentos, instruções de trabalho, políticas, fluxogramas, devem responder aos meus riscos e assim tornar possível, o alcance dos objetivos.
É aqui que vou entender quem é meu fornecedor, quem é meu cliente, como é essa interação, Quais são as atividades que me levam ao objetivo, Qual o fluxo operacional, quais os registros são necessários para confirmar a execução da atividade, e assim por diante.
O mais importante é entender que sem objetivo não há resultado, mas sem responder aos riscos isso jamais será alcançado.
Depois que eu defini minhas respostas, chegou a hora de definir o que eu preciso para executar essas atividades, vamos para o pilar 4.
4 – RECURSOS: Para executar as atividades eu preciso necessariamente de Recursos, nada cai do céu, não acontece por acaso, precisamos de recursos para fazer o que precisamos fazer.
É claro que o principal recurso de uma organização são as PESSOAS!
Começamos pelas pessoas, Quantas pessoas você precisa para executar as atividades? Quais os conhecimentos e habilidades são necessárias? Quais pessoas estão aptas e quais atividades?
Mas também precisamos olhar para a INFRAESTRUTURA, quais máquinas, equipamentos, ferramentas, espaço são necessárias?
Também temos que entender QUANTO TEMPO é necessário para cada atividade,
Enfim, muitos outros, dependendo da sua realidade e característica.
O mais importante é entender que sem objetivo não há resultado, mas sem recursos isso jamais será alcançado.
Depois que eu defini os recursos é só colocar a mão na massa e executar? Claro que não, preciso controlar e gerenciar, mas para que isso seja possível vamos para o pilar 5.
5 – INDICADORES: É a forma de monitorar se estou chegando no meu objetivo! Também não existe processo sem indicadores. SE VOCÊ NÃO CONTROLA, VOCÊ NÃO GERENCIA! NÃO EXISTE GESTÃO, NÃO EXISTE PROCESSO! Como medir? Quais os indicadores de resultado? Quais os indicadores de esforço? Indicadores são a base para sua tomada de decisões, vai corrigir o que precisa ser melhorado e manter o que está indo bem. Somente através de DADOS, INFORMAÇÕES e INDICADORES isso se torna possível.
Pra fixar…
Você quer estruturar e gerenciar seus processos? VOCÊ PRECISA DESSES PILARES! Estruturar os processos através dos seus OBJETIVOS. Entender o que te afasta ou aproxima através dos RISCOS, Responder aos riscos através das suas ATIVIDADES E INTERAÇÕES, executar as atividades através dos seus RECURSOS e Monitorar seu objetivo através dos INDICADORES.
Até a próxima…
Nosso encontro é toda terça as 19h, no nosso canal do YOUTUBE – Construindo a qualidade – Espero vocês!
